団体管理システムのご提案(団体比率10%以上で推奨)

亜欧堂は宿泊部門のレベニュー・マネジメント(RM)の導入支援を行なっておりますが、その過程で必ず「RMの観点から考えると団体管理に必要な機能が現在のホテルシステムでは不足している」という問題にぶつかります。

ほぼ全ての団体は、予約を受け付けた時点より減少します。
仮予約は成約に至らないものもありますし、確定したとしてもネームリストを入手した時点で部屋数が減少する傾向にあるからです。

団体の減少は「予測精度」に大きく影響し、売上を左右します。

団体の減少予測が正確に出来ていなければ、宿泊日近くなってキャンセルされたり減少した予約を取り戻そうとして、極端に安価で販売する羽目に陥るのです。

 

そこで、RMでは団体管理に以下の観点を必要とします。

  • 予約区分(Group Reservation Status)の管理
    • OH状況把握
    • 期限管理
  • 団体の傾向分析(催行率・Wash率)

 

予約区分の管理

RMにとっての団体は「減少するリスクを管理するもの」と考えられており、減少リスクに応じて団体の予約区分を以下の通り定義しています。

  • 仮予約: 確実に催行が決まっていないが客室を確保している状態
  • 催行確定: 催行は決まったが部屋数まで決まっていない状態
  • 最終決定: ネームリストの入手などにより部屋数まで決まった状態

団体予約区分

また、仮予約には受注の見通しに応じて「受注確度」を管理するのが推奨です。

  • A: 80%以上の確率で受注できる
  • B: 60%以上の確率で受注できる
  • C: 40%以下の確率でしか受注できない
  • D: 20%以下の確率でしか受注できない

OH状況は減少リスク把握の為、予約区分と受注確度別に把握しなければなりません。

スライド44

仮予約は長く放置されるほど減少リスクを抱えたままになるため、期限管理が重要となりますが、仮予約期限は「予約日基準」で設定することが推奨です。

  • 宿泊日基準の仮予約期限
    • 「宿泊日の○○日前」を基準とする方法
    • オーバーブックのリスクは少ない
    • 基準日の管理が容易(紙の予約カードでも管理できる)
  •  予約日基準の仮予約期限
    • 「予約された日から○○日以内」を基準とする方法
    • オーバーブックのリスクは少なく、(別の団体を受注するなど)増収機会も増える
    • 基準日管理には仕組みが必要

 

団体の傾向分析

予約区分と受注確度により「団体が減少する可能性」別にOH状況を把握できるようになりますが、具体的に何部屋減少するかはこれだけでは予測できません。
そこで必要となるのが過去の傾向で、分析により傾向値を知ることで予測に役立てます。

傾向分析するのは少なくとも下記の2点です。

  • 催行率
    • 仮予約が催行される割合で、件数ベースで計算する
  • wash率
    • 催行決定後の部屋数がどの程度減少するかという割合で、室数ベースで計算する

これらの傾向値を、以下の観点で分析します。

  • 団体種別
  • 旅行代理店別
  • 受注確度別

団体分析の観点

 

ホテルシステムだけでは管理できない

RM視点での団体管理は、ホテルシステムだけでは対応できません。

  • 予約区分管理
    • 国産ホテルシステムでは「仮予約」と「確定」にしか分けられない
    • 海外のホテルシステムでは予約区分を自由に設定できるものもある
    • 仮予約期限は、システムの仕様上の問題から使われていないことが多い
      • 仮予約にすると客室在庫から差し引かないものがある
      • 期限を設定すると、期限切れのものは自動的にキャンセルされるものがある
  • 団体の傾向分析
    • 過去のキャンセル予約を一覧で取り出せないシステムがある(催行率計算不可)
    • 仮予約時点での室数を一覧で取り出せるシステムはない(Wash率計算不可)

 

団体管理セミナーのプレゼンテーションを見るにはこのリンクをクリックして下さい

 

亜欧堂の団体管理システムのご提案

亜欧堂が提供している団体管理システム「GCS (Group Control System)」は、これまで説明してきたRMとして必要な団体管理を行うために、ホテルシステムでは不足している機能を補う目的で多くのホテルに運用されています。

予めお断りしておくと、ホテルシステムとの連動はないため「二重入力」になるのは確かです。しかし「予約カード」などの手書きの団体管理票を使用しているのであれば、その手間をGCSの入力に当てていただくことで、それほど作業負担を増やすことなく運用していただけます。

想定している使用方法は以下のとおりです。

  1. 営業担当がGCSに団体の新規・変更・キャンセルを入力する
  2. 営業担当者がメールなどの手段で予約担当に告知
  3. 予約担当者がホテルシステムを更新

これらを円滑にするため、GCSには以下の機能も用意されています。

  • 仮予約確認書をエクセル形式で取り出せます
  • 団体入力画面をフロントなどで使用する「予約カード」として印刷できます

 

GCSを運用していただくことにより、RMで必要となる団体管理のためのデータをエクエル形式で一覧表として取り出すことが可能です。

GCSはWEBサービスですので月額利用料を頂戴しておりますが、初期導入費用は不要とされていただいております。

ご興味のある方には導入提案書を送付させていただきますので、下記フォームよりお問い合わせください。