紙の資料をダイエットしよう!

紙に埋もれるオフィス

いいホテルはオフィスも綺麗だと思っているのですが、残念ながらそうでないホテルも未だに多く、気持ち良く働けてるのかなぁ、不便じゃないかなぁ、と心配になることが多々あります。

そんなホテルに共通していることのひとつは、紙の資料がとにかく多いことです。

紙が多いといろんなデメリットがあります。

  • 保管スペースがたいへん!キャビネットを紙が占領。
  • 机の上も紙が占領。作業スペースが小さくて不便。
  • キャビネットに事務用品がしまえなくて、あちこちに放置されたまま。
  • 大切なものが探しにくい
  • 紙を印刷すると費用がかかります!

紙を溜め込む人の言い訳に「自分はどこに何があるか分かっているから」がありますが、そもそもホテルはチームワーク、シフトで動いているフロントや予約といったチームでは、全員が「どこに何があるか」をすぐに探せなくては、チーム全体の生産性が低下します。アメリカのウォールストリートジャーナル(WSJ)によれば、一年間のうち書類を探すのに使っている時間はなんと6週間!だそうです。このくらい、無駄な時間を使ってしまっているのです。

オフィスをきれいに保つ事はメリットが大きいのです。

  • 作業効率が上がる
  • 従業員のストレスが減る

 

紙を溜め込まない主なポイントを挙げてみましょう。

 

□ 資料に保管期限・慶事物に掲示期限を決める

単純に期限切れの物は捨てればいいわけです。
レジカードのように「法律や社内規則で保管期限が決まっている」ものは多くても、それ以外のものの破棄していい時期を決めている所はあまりないようです。
ファイルに挟み込むタイプの資料は、ファイルの裏表紙にでも保管期限を書いておくと良いでしょう。
期限を特に決めなくても、「新しいものが来たら古いものを捨てる」というルールで良いものもあります。例えば旅行代理店から送られてくるパンフレットなどがそうです。
最近ではスキャナー機能を持ったコピー機も増えているので、パンフレットや料金回答書などをスキャンしてPC内に保管するホテルも増えてきています。データの方が保管は容易ですが、やはり古いものを溜め込んでしまうと探し難くなりますので、保管期限を決めて整理する方が良いでしょう。

 

□ 会議が終わったら紙資料を破棄

会議のペーパーレスが出来れば一番で、資料をプロジェクターに映したり、ノートPCやタブレット端末を使うところも増えてきているようですが、紙の資料を配布するところもまだまだ多いですね。
その場合、会議が終わったら資料を破棄します。データは残ってますから手元に資料は無くて十分です。

会議中にメモした内容は以下のイメージで転記します。
・ やるべき事 → タスク管理のツールに転記
・ 気づき → 気づきをまとめるノートに転記

転記する事で記憶に留め易くなりますし、保管する紙の量が少なくなります。たいていの場合、資料にびっしりとメモする事は無いからです。また、本当に大切な事は議事録やミニッツの形で、参加者全員がわかるようにして記録を残すべきですから、個人的な記録の重要度は低くなるのです。
やるべき事は、紙で管理するよりタスク管理のツールを使う方が忘れてしまうといったリスクを減らせます。紙は期限を教えてくれませんから自分で探す必要がありますが、タスク管理のツールは期限が近づいたものを知らせてくれます。多くのホテルで簡単に使えそうなタスク管理ツールはメールソフト「Outlook」です。
〜 Outlookのタスク管理の説明サイトへ 〜

 

□ そもそも紙で印刷しない

そもそも印刷しなければ、紙は存在しません。
印刷する必要があるのかどうか一度考えてから、印刷する習慣を付けましょう。
印刷しないにはどうすれば良いかと言うと、データがあるものは画面で確認する習慣を付ける事が基本です。

紙の良さは「一覧性」です。
データの良さは「検索性」です。
それぞれ一長一短ありますので、用途に合わせて使い分けると良いでしょう。

データを画面で使う場合のポイントは以下の通りです。
・ 一画面に収まるようなレイアウトで!横スクロールは好まれません
・ エクセルの「検索」「並べ替え」「フィルター」を知る

「無料宿泊券の台帳」「忘れ物リスト」といったものはエクセルにした方が便利です。お名前で「検索」する事も出来ますし、宿泊日で「並べ替え」ることも、忘れ物などの種類を絞る「フィルター」を掛ける事も出来ます。

宿泊部門の中でもっとも業務効率の改善に繋がる「印刷しない方が良い紙」は、実は「予約カード」です。特にTLLシステムから通知される予約は印刷する必要がほぼありません。TLLシステムに予約データがありますし、予約データを自動取り込みするホテルシステム(PMS)では「もともとの予約通知内容」を表示するものも少なくありません。
因みに、予約の自動取り込みはPMS側の機能にもよりますが、国内で主流のPMSはお名前、連絡先、部屋タイプと言った基本的な情報は勿論、料金や支払い方法まで自動取り込み出来るものが多く、取り込みした当日は予約の修正作業が不要としているホテルも(亜欧堂のクライアントの中では顕著に)増えてきています。

 

□ 分かる様にして保管

資料の内容が簡単に分からなければ、せっかく保管した資料も活用されないまま放置されます。ですから、資料は内容がなるべく分かる様にして保管しなければなりません。
その為に必要な事は以下の通りです。
・背表紙や表紙に内容を明記する
・表紙が透明で中が見やすいものを使う
・保管に封筒は使用しない

特に旅行代理店など外部から送られてくる資料を封筒のまま保管するのは良くありません。封筒に入れたままでは内容が何か分かりませんから活用され難いですし、封筒の中には保管する必要が無い送り状等も一緒に放置されたままの事が多いようです。

 

□ 個人用のキャビネットを作らない

部門責任者は別として、予約やフロントの様にシフトで動くチームでは個人用のキャビネットを作らない事も重要です。
そこはブラックボックスになってしまいます。大切な資料を溜め込まれたりすると、どこに何があるのか分からなくなってしまうのです。
(発注係など)担当業務の資料を個人用のキャビネットに収納する方もいらっしゃいますが、そもそも担当業務を俗人化してはいけません。ひとりしか出来ない業務があると、その人が怪我等で長期休職する場合業務が混乱してしまいます。担当業務は必ず主担当と副担当の複数名で行える様にする必要があるのです。
担当を複数名化出来れば、キャビネットを担当単位で割り当てる事は難しくなりません。その方が引き継ぎ等も簡単になります。
※ 個人用のキャビネットを作らないルールは、PCの「共有フォルダ」にも当てはめた方が良いルールです。

 

この機会にぜひ、資料の保管ルールを見直してきれいで便利、自慢したくなるようなオフィスにしましょう!

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