メールを上手に活用する方法

mailSNSを使った連絡等、新しいコミュニケーションの手段が増えてきてはいますが、メールはまだまだ業務上必須のツールとなっています。しかし残念ながら、体系的に活用法を教わった方も少ないようです。相手に良い印象を与え、仕事の効率を上げる為に、メールの活用方法をまとめてみました。

  1. 一目で内容がわかるタイトルにする
  2. 返信のタイトルも工夫する
  3. 誰に当てたメールか本文の最初に書こう
  4. 自分の名前をまず名乗ろう
  5. 見やすさを考えて、一段落の行数は3行程度に
  6. ビジネス文書は結論を最初に書く
  7. ビジネスメールは要件を1つに絞る
  8. 本日っていつ?にならない様に日付を記入する
  9. 見やすい記号をつけてみる
  10. 返信メールにはわかり易い引用を
  11. メール以外のコンタクトがわかる署名をつけよう
  12. 重要度はフラグよりもタイトルで
  13. 再送メールだけで分かるようにする
  14. TOで気配りが見える
  15. CCは「状況を共有してほしい人」に使う
  16. BCCは「宛先をお互いに知らない複数人に送る」ために使う
  17. テキスト形式でメールを送る

 

1. 一目で内容がわかるタイトルにする

メールのタイトル(件名・Subject)だけでメールの内容がわかるようにすることで、毎日たくさんのメールを受信している人でもメールの管理が楽になります。
メールのタイトルを工夫することで、相手の負担を減らすことができますし、メールを開かなくても内容が分かれば、緊急のメールの場合は優先的に読んでもらえるというメリットがあります。

例えば「○日の打ち合わせの件」と言うタイトルだと、打ち合わせの内容に付いて書かれているか、はたまた中止のお知らせなのか分かりません。タイトルだけで内容が分かる様にするためには、「○日の打ち合わせは中止になりました」と具体的に書くほうがいいでしょう。

また、相手が1つのメールアドレスを複数人で共有している場合は、件名に担当者名も入れておくと確実です。

 

2. 返信のタイトルも工夫する

メールに返信すると、自動的に「Re:」といった文字がタイトルにつきますので、「返信」であることはすぐわかります。しかし、それだけでは「返信」メールであることはわかっても、返信内容がわかりません。
タイトルに工夫するように、返信メールのタイトルも工夫してみましょう。

例:最初の相手からのメールが「会議の日程調整依頼」

返信メールのタイトル →「【○月○日で如何でしょうか】Re: 会議の日程調整依頼」

 

3. 誰に当てたメールか本文の最初に書こう

メールは手紙と違って、「拝啓 新春の候・・・」といった「頭語・結語」「時候のあいさつ」は不要です。しかし、手紙の表面同様、最初にどこの部署の誰にあてたメールかを明記した方がいいでしょう。

メールはしばしば、送付先を間違えて送ってしまうことがあります。冒頭に相手の所属、名前を書いておけば、誤送信してしまった場合でも相手にすぐに気づいてもらうことができます。

【例】

株式会社亜欧堂
堀口 洋明 様

 

4. 自分の名前をまず名乗ろう

送信者名も「どこの誰から来たメールなのか」わかる工夫をしていますが、念のため冒頭には名乗っておく方がよいでしょう。

【例】お世話になっております。亜欧堂 堀口 でございます。

この時、名前の前後には敢えて半角スペースを入れています。PC上で文字を見ると、紙に印刷したものに比べ詰まった感じがして見にくくなっています。そこで、半角スペースを入れることで大切な名前の部分を多少なりとも見やすくしようという配慮です。

 

5. 見やすさを考えて、一段落の行数は3行程度に

同様に、一段落の行数にも見やすい限度があります。ワープロソフトと異なり、メールソフトでは行間を自由に設定できません。見やすさの限度としては、3行程度、多くても4行に一度は空白行を含めたほうが良いようです。

この方法だと、段落間に空白行が多くなります。意味のまとまりを持つパート間は、2行の空白行を入れるなど、見易さを考慮したほうがよいでしょう。

 

6. ビジネス文書は結論を最初に書く

メールを仕事で使う場合、忙しい相手に読んで頂くことを念頭に置くと、文章の展開は「結論が最初」ということになります。これは、メールに限らず、一般的なビジネス文書においても同様です。

文章の書き方で「起承転結」を意識する方がいらっしゃいますが、これだと一番大切な結論が文章を最後まで読まなければわからず、ビジネスには不向きです。
常に、相手は「毎日相当数のメールを読んでいる」ことを意識しましょう。

 

7. ビジネスメールは要件を1つに絞る

ビジネスメールは、要件を1つに絞る方がよいでしょう。
複数の要件を1つのメールに入れてしまうと、その後のやり取りでどの要件の事を話しているのか、どの要件が完了しているのかと言った事が分かりにくくなってしまいます。

特に、メールの内容をタイトル(件名)に書く工夫と組み合わせると1つに絞る重要度が増してきます。

 

8. 本日っていつ?にならない様に日付を記入する

メールは、相手がいつ読むか分からないツールです。そこに「今日はありがとうございました」と書いたとき、相手は「今日」がいつなのかぴんと来ないときがあります。
そこで、「本日(1/12)」のように、日付があいまいな言葉には具体的な日付を添えたほうがよいでしょう。
「本日」「今日」「昨日」「来週」「先週」「先ほど」といった言葉も同様です。

 

9. 見やすい記号をつけてみる

メールに関わらず、ビジネス文書を書くときの記号は効果を意識したほうが良い物があります。

■ : 強調間が強く、大項目に。書き出しにはスペースを空けた方が、見やすくなる。
□ : 強調間は弱く、小項目に。書き出しにはスペースを空けない方がすっきり見える。

【例】

今回の打合せの内容は、以下の通り考えています。

  • キックオフ
  • プロジェクトのメンバー紹介
  • スケジュール
    □フェーズ1 : パイロットホテルでの導入
    □フェーズ2 : グループホテルへの水平展開

また箇条書きは、タブ(インデント)を使って字下げをして、塊り感をだすほうが見やすいと思います。

 

10. 返信メールにはわかり易い引用を

メールを返信時に、元のメールの文章を残すこと(引用)が出来ます。この時、元の文章には「> (引用符)」といった記号がつきます。これは、1つのメールの中で「誰が言っているのか」を明確にする工夫です。

時に、この引用があまりにも長く、散々引用した挙句に最後のほうに自身のコメントがあるといった事が未だにあります。相手の文章の引用は、わかり易く短く適切に、が理想です。

引用をいっさいしない人もいるようですが、前のメールのニュアンスを確認したくなる事はままありますので、安全のため相手のメールを全文残しておいて返信しています。

 

11. メール以外のコンタクトがわかる署名をつけよう

署名は、名刺のような役割を持ち、署名を見ることで相手からメール以外のコンタクトが可能になります。会社で使用しているメールアドレスの場合は、その会社で雛形が決まっている場合がありますのでそれに従います。

亜欧堂の場合は以下の通りです。

+++++++++++++++++++++++++++++++++++++++

堀口 洋明 Hiroaki Horiguchi

株式会社亜欧堂 東京事務所
Aoudo., Ltd Tokyo Office / Okinawa Office

TEL: 080-3367-4152
Mail: hiroaki.horiguchi@aoudo.jp
URL: http://www.aoudo.jp

名前については、英文表記を併記しないのであれば、必ず「読み仮名」を併記しておく事をお勧めします。

署名は「設定」しなくてもつけることができますが、殆どのメールソフトでは署名を登録しておくことで自動的にメール本文中に書名をつけることが可能になり便利です。

 

12. 重要度はフラグよりもタイトルで

メールソフトには、メールの重要性を「高い」「低い」とフラグをつけて送ることが出来ます。この機能はメールの並べ替えにも使えますので、活用している人は多いようです。

しかし、「どのように重要か」はフラグだけでは伝わりませんので、やはりタイトルを工夫することが必要です。また、たいした内容でないものに「重要」のフラグをつけていると、重要度に対する信頼を失います。

「重要」フラグの使いどころは充分に検討したほうがよいでしょう。

 

13. 再送メールだけで分かるようにする

文章に間違いがあったり添付ファイルを忘れたりなどして、メールを再送(もう一度修正して送ること)する必要がある場合があります。この時、間違い内容だけを送信する人がいますが、これだと2通のメール両方を見なければメールの意味を把握することが出来ません。

メール再送時には以下の拝領をする方がよいでしょう。

  • タイトル冒頭に【再送】と入れる
  • 書き出しに「再送理由(間違っていた箇所)」を書き、何が変更なのかを明確にする
  • 本文は、以前送付したものをそのまま使う。

ちなみに、以前送ったメールを呼び出して「再送信」する機能を持ったメールソフトもあります。この場合、元メールの状態が保たれますので、上記のテクニックが使いやすくなります。

 

14. TOで気配りが見える

TOも、ちょっとしたテクニックで相手に好感を与える事ができます。TOの欄には、メールアドレスを直接打つほかに、メールアドレスを「<>」で括る事で、任意の文字を表示させる事ができます。これを応用すると、宛先に敬称をつける事が可能になります。

【例】堀口洋明様<hiroaki.horiguchi@aoudo.jp>

メールに返信をすると、メールソフトが自動的にアドレス帳に登録する機能を持っていることが多く、そのままでは相手を呼び捨てにしてしまう事になります。呼び捨ては気にする方も多いので、このテクニックで修正しておいたほうが良いでしょう。

良く送信する相手なら、アドレス帳自体をメンテナンスしておく方がお勧めです。

また、複数の相手に送信する場合には、このテクニックを使う人、使わない人が混ざる状況はお勧めできません。

 

15. CCは「状況を共有してほしい人」に使う

CCは、メールを受けた人に他に誰が受信しているのか参考までに伝える時に使用します。TO(宛先)に複数送るのと、CCに複数設定して送る事の違いは、基本的にTOは「返信が欲しい相手」に対してのもので、CCは「返信は不要だけれど、状況を共有して欲しい人」に送るものです。

CCは、「誰に送っているか」がはっきりと受け手にわかります。ですから、面識のない人同士をCCで送る事はお勧めできません。特に、対お客様の場面では、CCは厳禁です。

過去に、CCでお客様にメールを送信してしまい、クレームにつながった事件はいくつもあります。現在は、個人情報に敏感な時代ですから、十分に配慮が必要です。

 

16. BCCは「宛先をお互いに知らない複数人に送る」ために使う

CCでは、それぞれの相手に他の人のアドレスが分かってしまうので都合が悪い場合が多々あります。その時に使用するのがBCCです。対お客様に複数送信するときには必須の機能ですが、ビジネス上はあまり使用する必要がないものであるようです。

TO(宛先)は空でも送信する事ができますが、受け手にあまり気持ちよく感じないようですので、私は「From Hiroaki Horiguchi <hiroaki.horiguchi@aoudo.jp>」を設定するようにしています。

 

17. テキスト形式でメールを送る

メールは大きく「テキスト形式」と「HTML形式」の2種類に分けることが出来ます。

  • テキスト形式:シンプルな文字情報だけを送る形式
  • HTML形式:文字に装飾(サイズ、色、下線など)をつけたり、表組み、写真などを本文中に表示させたりする形式

 

最近はHTML形式に対応したメールソフトも増えて、昔ほどテキスト形式にこだわる必要は少し減ってきました。しかしモバイル端末などでHTML形式のメールが読めない人、HTML形式が嫌いな人は未だにいます。

念のためテキスト形式で送ることをオススメします。

 

 

 

以上、メールを上手く使いましょう!

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