初歩的だけど効率的な仕事の方法 / メールの整理

基本的な仕事の方法は意外と教わらないものですが、「方法論」をきちんとマスターしておくと、知らないよりも遥かに効率的に仕事を進めることができるようになります。
ホテルで働き始めた新人さん向けに、そういうちょっとした「仕事のコツ」を紹介してみます。

さて今回は、今でも連絡手段として需要な「メール」、その整理方法です。

一番のポイントは「必要なメールをすぐ探せる状態を作る」ということ。

そのため具体的に以下の方法をお薦めしています。

  • フォルダは「仕事の種類や単位」で分ける
  • メールのフォルダとPCのフォルダを同じにしておく
  • フィルター機能で読まなくてもいいメールを振り分ける
  • Inbox Zeroで「処理すべきメール」をハッキリさせる

 

フォルダは「仕事の種類や単位」で分ける

まずは活用の準備、メールソフトのフォルダ分けを考えてみましょう。
フォルダの機能を使わずに受信トレイにメールをためている人も見かけますが、検索機能があるとはいえ、大量のメールに埋もれて必要なメールが探せなくなってしまいます。

目的のメールを探しやすくするにはフォルダを作成して振り分けた方が良いのです。

フォルダを「差出人」単位で分けている人を度々お見かけしますが、これは全くお薦めできません。

例えば同じOTAからのメールでも、「予約通知」もあれば広告宣伝の機会となる「特集の案内」があったり、その内容は様々です。
また、顧客満足改善などの社内プロジェクトなどに参加すると、ひとつのテーマに複数の方からメールが送られてきます。もし差出人単位で振り分けると、同じプロジェクトのメールが複数のフォルダに分散してしまい、探しにくくなってしまいます。

ではどのように分けるのが良いかというと、「仕事の種類や単位」を基準にするのがお薦めです。

OTAからのメールは、最低限「予約通知」とその他に分けた方が良いでしょう。
プロジェクトに参加していれば、プロジェクト毎にフォルダを分けます。

会議や報告書のメールも、その種類毎に分けます。
さらに、会議の重要度順や頻度で並べ方を整理するとよりわかりやすくなります。

 

メールのフォルダとPCのフォルダを同じにしておく

更に、メールのフォルダはPCのフォルダと同じにしておくことをお薦めします。
同じにしておくことでPCで作成したファイルと、仕事のメールの整理のルールが同じになるので直感的に整理しやすくなるのです。

複数の方が使用できる共有フォルダを使っている場合には、さらに以下の点もご注意ください。

「属人名のフォルダ」→「仕事内容のフォルダ」

各個人が使用するので属人名のフォルダがあるのはわかりやすい気もしますが、実際には引き継ぎが困難になるので全くお薦めできません。
プライベート感が出てしまうので、フォルダを開くのが躊躇われてしまいますし、各個人のルールでサブフォルダを作られてしまうと必要なファイルが探しにくくなります。
画像素材などが複数の方のフォルダに分散してしまうといった状況も起きやすいです。

フォルダに番号を振って「意図した順番」で並べる

フォルダやファイルは基本的に「アルファベット順」で表示されるので、普段考えている順番に並ばず、目的のフォルダやファイルが探しにくくなってしまう原因になってしまいます。

例えば、部門毎にフォルダを作る場合、何も考えないと下記のように並びます。

  • 経理部門
  • 宿泊部門
  • 総支配人
  • 総務部門
  • その他
  • 料飲部門

番号を振ることで、組織図の通りに並べ替えることができます。

  • 1_総支配人
  • 2_宿泊部門
  • 3_料飲部門
  • 4_総務部門
  • 5_経理部門
  • 6_その他

この「ナンバリングにより意図した順番に並べる」方法は、ホテルシステムのマスタ設定にも使える手法です。

仕事の種類の下位には「頻度」のサブフォルダを作る

例えば「レベニュー・マネジメント」という仕事の種類でフォルダを作成したら、業務頻度で下記のサブフォルダを作るのがお薦めです。

  • レベニュー・マネジメント
    • 11_ブッキングカーブ
    • 21_フォーキャスト
    • 31_月次分析
    • 32_月次報告書
    • 41_予算作成
    • 42_ AGT料金回答とブロック
    • 43_WEB料金と在庫
    • 99_ その他

10番代は日次業務、20番代は週次業務、30番代は月次業務、40番代は年に1度の業務、という意図で数値を設定しています。

 

フィルター機能で読まなくてもいいメールを振り分ける

ホテルの代表メールアドレスにはかなりの頻度で迷惑メールが送られてきます。
迷惑メールを自動的に振り分けてくれるメールソフトも多いのですが、もし手動で設定が必要であれば設定しておくべきでしょう。

同様に、宿泊予約の代表メールにはOTAなどからの予約通知メールが送られてきますので、同様にメールソフトの振り分け機能で予約通知を溜めておくフォルダに自動的に振り分けられるようにしておく方が良いでしょう。

 

Inbox Zeroで「処理すべきメール」をハッキリさせる

Inbox Zeroとは、受信トレイには「未処理」のメールのみ残し、処理済みのメールは該当するフォルダに振り分けることで、処理すべきメールをハッキリとさせるという整理方法です。
送信済みトレイも同様に、相手からの返事待ちのメールのみ残し、そうでないものはそれぞれのフォルダに振り分けてしまいます。

こうすることで「やらなければいけないもの」だけをハッキリさせることができるというメリットがあるのです。

ただし、Inbox Zeroは上記のメール振り分けの機能と併せて使用しないと、メールの振り分けの手間が増えるだけなので注意が必要です。

すべての処理を終えて空っぽになった受信トレイをみると爽快感があるとも言われていますが、現実にはちょっと難しいように思います。
また、重要度や優先度が設定しにくいという声もあります。

これらの点がInbox Zeroの欠点なのですが、どんな方法にも長所と短所があります。
長所と短所を踏まえて、自分にあう管理方法を見つけていただければと思います。

ちなみに、Inbox ZeroはGTD(Get Things Done)というタスク管理のメソッドの一部です。

 

まとめ

  • フォルダは「仕事の種類や単位」で分ける
  • メールのフォルダとPCのフォルダを同じにしておく
    • 仕事の内容で分ける
    • ナンバリングで意図した順番に並べる
    • 頻度のサブフォルダを作る
  • フィルター機能で読まなくてもいいメールを振り分ける
  • Inbox Zeroで「処理すべきメール」をハッキリさせる
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